HR 21: De link tussen functies, competenties en resultaten

26-10-2010 • 4777 keer gelezen
HR 21: De link tussen functies, competenties en resultaten

Op dit moment wordt door BuitenhekPlus, Leeuwendaal en RheiGroup, samen met de VNG, hard gewerkt aan de realisatie van het functiewaarderingssysteem HR21 voor de sector gemeenten.

De term functiewaarderingssysteem doet echter geen recht aan de mogelijkheden van het systeem. Reden temeer voor een kijkje achter de schermen van het project. En aandacht voor de vraag wat het systeem te bieden heeft. En belangrijker: wat gemeenten en intergemeentelijke organisaties er mee kunnen.


Bron: HR Overheid. Geschreven door: Eddy Buitenhek (BuitenhekPlus) en Ramon van Oppen (Leeuwendaal). Deze publicatie is ook als PDF te downloaden.

HR21 is uiteraard ontwikkeld als een sectorale methode voor het beschrijven en waarderen van functies. Maar HR21 is meer dan dat. HR21 is een integrale HR-benadering, gepresenteerd via een digitale webapplicatie, waarmee gemeentelijke organisaties een slag kunnen maken in de ontwikkeling en verbinding van hun HR-beleid. HR21 maakt het eindelijk mogelijk dat de sector Gemeenten met één gezicht naar buiten kan treden op het gebied van beschrijven, waarderen, belonen en ontwikkelen. Hoe meer organisaties mee doen en het systeem voeden, des te optimaler de werking van het systeem. Output door input dus.

De basis van HR21

HR21 is gebaseerd op de drie-eenheid functiebeschrijving, competentieprofiel en resultaatbeschrijving.

WaboDrieluik


Het systeem biedt gemeentelijke organisaties de mogelijkheid om online functies te selecteren of te beschrijven, te waarderen en te koppelen aan een salarisstructuur. HR21 bevat daartoe een landelijk dekkend normbestand van generieke functiebeschrijvingen. Deze generieke beschrijvingen zijn opgebouwd vanuit de verbinding naar de bekende organisatieprocessen (bijv. management, beleid, beheer, dienstverlening, realisatie etc.) en op die manier herkenbaar en makkelijk te koppelen aan bijna alle lokale functies. Lokaal beschrijven wordt daarmee meer uitzondering dan regel. Niet alleen dat. Het opbouwen van een generiek functieboek wordt voor iedere organisatie vooral een omzettingsproces en daarmee optimaal gefaciliteerd.

Ook de waarderingsmodule van HR21 is in alle opzichten vooruitstrevend en generiek. Functies worden in HR21 vanuit twee invalshoeken gewaardeerd: kunnen en mogen. kunnen meet de functiegebonden eisen door het toekennen van de juiste niveaudefinitie aan de dimensies: Keuze & Creativiteit, Kennis & Vaardigheden en Sociale Interactie. mogen meet de organisatiegebonden bevoegdheden door het toekennen van de juiste niveaudefinitie aan de dimensies: Vrijheden, Verantwoordelijkheden en Rol. De combinatie van de drie toegekende niveau's per invalshoek bepaalt de subscore per invalshoek. De som van beide subscores bepaalt de totaalscore, die via een conversietabel wordt vertaald naar een salarisstructuur. Door het hoge aantal unieke combinaties is verzekerd dat iedere functie op maat kan worden gewaardeerd, waarbij optimaal recht wordt gedaan aan taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden op basis van moderne bedrijfsvoerings- en sturingsprincipes. Door de opzet van de niveaudefinities wordt ook meer dan in traditionele systemen rekening gehouden met competenties en rollen.

Kunnen Mogen


Alle normfuncties zijn van een vaste waardering voorzien. Dat betekent dat slechts lokaal aangepaste functies nog gewaardeerd hoeven te worden. Zoals gezegd zal dit in de praktijk slechts incidenteel voorkomen. Het sectorale bestand zal immers voor een belangrijk deel dekkend zijn voor alle gemeentelijke functies. Gemak dient de sector! Via de bij het waarderingsysteem horende conversiemethode kan iedere aangesloten gemeente op maat een conversietabel ontwerpen. En daarmee de koppeling aan de lokale salarisstructuur en het beloningsbeleid transparant en eenvoudig aanbrengen. Niet in de laatste plaats door de mogelijkheden om conversies van aangesloten gemeentelijke organisaties te vergelijken en direct op lokaal niveau de gevolgen voor de loonkosten te berekenen. Op die manier wordt de omzetting van de functies naar de generieke normfuncties en waarderingen ook nog eens beheersbaar gemaakt.

Wat kan HR21 nog meer?

HR21 is ook een grootschalige landelijke database. Alle gemeentelijke informatie over de opbouw en inrichting van functies, waarderingen en conversies kan online worden gedeeld. Eenvoudige filters maken het mogelijk om die overzichten te krijgen die een gemeentelijke organisatie nodig heeft voor het eigen HR-beleid. Kostbare benchmarks over bijvoorbeeld de vergelijking van waarderingen en beloningstructuren, behoren daarmee in principe tot het verleden. Hoe deze informatie wordt gebruikt, kan lokaal verschillen. Organisaties kunnen de gegevens exporteren naar (personeels-)informatiesystemen of invoegen in lokale bestanden. Maar uiteraard kan deze informatie ook worden benut voor work-flow systemen en e-hrm toepassingen.

Een belangrijk aspect van HR21 is de link naar competenties. HR21 maakt het in de toekomst mogelijk om via een aparte module functiecompetenties te selecteren. Per generieke functie kunnen organisaties op die manier competentieprofielen samenstellen, waarin de eisen op het gebied van houding, gedrag en vaardigheden worden gebundeld. Via een aanvullende module resultaatbeschrijving kan vervolgens de link worden gelegd naar de jaarcyclus. In deze resultaatbeschrijvingen kunnen met de medewerkers concrete afspraken worden gemaakt over prestaties, kwaliteitseisen en persoonlijke ontwikkeling. Via de jaarlijkse planning en evaluatiegesprekken wordt dan de samenhang met individuele beloning, mobiliteit en coaching/opleiding geborgd. De cirkel is nu gesloten.

De voordelen van HR21

Op dit moment maakt iedere gemeentelijke organisatie eigen keuzes over de wijze waarop functies worden beschreven (generiek/specifiek), gewaardeerd (functiewaarderingsmethode), het proces (besluitvormingsprocedure, rol van medewerkers en medezeggenschap, toetsing, bezwaar) en de beloning. Deze differentiatie bevordert uiteraard nauwelijks de eenheid en transparantie in gemeentelijk functieland. Dit gegeven was voor de VNG ook aanleiding om een sectorale systematiek te ontwikkelen. Ruim 2/3 van de Nederlandse gemeenten heeft in positieve zin ook uitgesproken zich te scharen achter de gedachte van meer sectoralisatie. De verwachting (bij VNG en vakorganisaties) is dan ook dat binnen 5 tot 10 jaar het merendeel van de gemeenten zich gaat aansluiten. HR21 maakt het dadelijk mogelijk dat er een actieve uitwisseling plaats gaat vinden (zowel intern als extern) van informatie over de inrichting van organisaties, functieopbouw, formatietoedeling en beloning. Informatie die permanent up-to-date is. Deze openheid zal naar verwachting leiden tot meer uniformiteit binnen de sector in de samenhang tussen functies en beloning.

Organisatie


Aangezien alleen organieke informatie wordt gedeeld (generieke functies, waarderingen en conversies naar schalen) en geen persoonlijke informatie (over persoonlijke inschaling bijvoorbeeld), zijn alle privacy-aspecten gewaarborgd. Het onderscheidend vermogen van gemeenten zal in de toekomst meer gevonden moeten worden in de persoonlijke benadering van medewerkers, de cultuur binnen de organisatie, de mate waarin flexibel werken wordt ondersteund en de ontwikkelingsmogelijkheden. Hiervoor biedt HR21 een solide basis. Door de koppeling met competenties en resultaatafspraken wordt een integraal HR-kader op een presenteerblaadje voorgeschoteld. Waar tot voor kort (bijna) iedere organisatie het eigen wiel uitvond, komen hiermee nu de schaalvoordelen van collectieve ontwikkeling samen. Uiteraard behouden gemeentelijke organisaties hun lokale autonomie om eigen HR-beleid te voeren op het gebied van functie-inrichting, waardering, beloning en ontwikkeling. Tegen de achtergrond van het bewaken en realiseren van een sluitende begroting, zeker een begrijpelijke randvoorwaarde. Toch is de verwachting realistisch dat gemeenten op dit punt steeds dichter naar elkaar zullen groeien. Immers, als je in dezelfde vijver vist is het raadzaam om ook hetzelfde aas te gebruiken.

Nieuwe tijden

Digitalisering is op geen enkele wijze meer weg te denken uit het tijdbeeld. Zowel op het gebied van de dienstverlening aan burgers, als op het gebied van samenwerken. De webapplicatie van HR21 past geheel in dit plaatje. Niet alleen omdat het systeem digitaal is, maar ook omdat het systeem kostenbesparend werkt. Waarom dan nog veel geld investeren in eigen aanbestedingprocedures voor 'analoge' toepassingen, als er een landelijk systeem wordt aangeboden dat qua opzet en inrichting modern, toegankelijk en transparant is en dat wordt gesteund door de belangenvereniging (VNG) en vakorganisaties? Waarom nog veel geld investeren in lange doorlooptijden van beschrijven en waarderen als de maat landelijk genomen is? De verwachting is dat de invoering van HR21 de personeelsadviseurs veel tijd (20%) zal besparen in het jaarlijks onderhoud van functiebeschrijvingen en waarderingen. De totstandkoming van HR21 is daarmee een mooi voorbeeld van de voordelen van publiek-/privaatrechtelijke samenwerking. De ontwikkelkosten worden gedragen door private ondernemingen en het product wordt via een omslagmodel (licentiekosten) afgenomen. VNG en vakorganisaties hebben gezamenlijk de kenmerken van het systeem geformuleerd en bewaken bovendien (via jaarlijkse audits) de prestaties van HR21. Het zou nauwelijks in de tijdgeest van bezuinigingen en taakstellingen passen om deze schaalvoordelen niet mee te pakken!

De dingen die komen gaan

Waar de sector al jaren om vraagt, is op 1 april 2011 beschikbaar! Dat betekent dat vanaf die datum het systeem online is en gemeenten op basis van een licentie-overeenkomst het systeem kunnen gaan gebruiken. Dat betekent niet dat het verstandig is om als organisatie nu achterover te leunen en de introductie van het systeem af te wachten. Instappen betekent immers dat er een vertaalslag moet worden gemaakt vanuit het lokale functiegebouw naar het sectorale functiebestand. En dat houdt in dat het lokale functiegebouw zoveel mogelijk actueel moet zijn. Ook is het denkbaar dat organisaties alvast beginnen met een oriëntatie op de ordening van een generiek functiegebouw (bijvoorbeeld bij reorganisatie). Daarnaast kan er ter voorbereiding op de overgang ook op andere gebieden worden voorgesorteerd. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan voorlichting en informatieverstrekking, het aangaan van de dialoog en het voorbereiden van de instemmingvraag aan de OR, het inventariseren van het huidige HR-beleid (beloningsstructuur, beloningsbeleid en jaarcyclus) en het opstellen van een plan van aanpak. Nu u weet wat er komen gaat, kunt u zich optimaal voorbereiden. En een goede voorbereiding is straks het halve werk! Een voorbeeld van een stappenplan (op hoofdlijnen) ter voorbereiding:

 

  • Voorlichting en communicatie voor MT, OR/GO en medewerkers over HR12
  • Uitvoeren korte HR-scan naar actualiteit en conformiteit van het functiegebouw en de aansluiting met het (gewenste) HR-beleid
  • Implementeren van onderzoeksresultaten zoals uitvoeren (verkort) onderhoud aan functies en waarderingen
  • Voorbereiden en uitvoeren instemmingsaanvraag OR over aansluiting
  • Voorbereiden en vaststellen procedureregeling nieuwe stijl
  • Voorbereiden overgang functiegebouw naar functiematrix HR21


Achter de schermen

De ontwikkeling van HR21 ligt volledig op stoom. "As we speak" is, onder andere op basis van een inventarisatie bij 10 pilotgemeenten, een analyse en doorsteek gemaakt van de functies zoals die sectoraal beschreven gaan worden (functiematrix). Vanaf dit moment worden deze functies verder uitgewerkt en beschreven. Dit zal worden gedaan in een traject met nog eens 6 pilotgemeenten. De pilotgemeenten zijn geselecteerd op basis van verschillende criteria zoals geografische spreiding, inwonerklasse, gemeentelijke opgave en organisatiestructuur. Dit om een gedifferentieerd beeld te krijgen van de voorkomende functies en de inpasbaarheid daarvan binnen de functiematrix. Verder is inmiddels het gemaakt met het technisch ontwerp. Daarnaast wordt er gewerkt aan het opleidings- en certificeringsaanbod, de inrichting van een helpdesk en de administratieve en logistieke organisatie om facilitaire ondersteuning te kunnen bieden aan de deelnemende gemeenten. Via de website www.hr21.nl kunnen organisaties zich aanmelden en de laatste ontwikkelingen over het systeem op de voet volgen. Achter de schermen dus om achter de schermen te kijken! Maar informatie komt (gelukkig) niet alleen digitaal. Via verschillende nieuwsbronnen, waaronder het vakblad HR-overheid en nieuwsbrieven (in samenwerking tussen VNG, BuitenhekPlus, Leeuwendaal en RheiGroup) worden lezers van HR Overheid en gemeentelijke organisaties actief op de hoogte gehouden over alle aspecten van HR21. En heeft u een vraag, aarzel dan niet en neem contact op. De website wijst u de weg.

Deze publicatie is ook als PDF te downloaden.

Reageer op dit bericht

Naam: E-mail: * Website:
Reactie:
* Bij de eerste keer reageren ontvangt u een e-mail ter bevestiging. (Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd)
Onthoud mijn gegevens    
Stuur e-mailnotificatie nieuwe reacties.